Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
1. Identificación del responsable del tratamiento
[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE], identificado con NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN, CIUDAD — COLOMBIA], en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales de la aplicación VozClínica (en adelante, «la Aplicación»), correo de contacto: innovador@agentesia59.cloud.
2. Marco normativo
- Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho fundamental al habeas data).
- Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014.
- Ley 23 de 1981 (normas de ética médica), Resolución 1995 de 1999 y Ley 2015 de 2020 (historia clínica).
- Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo aplicable a la prestación del servicio.
3. Datos que se tratan
3.1 Datos de la cuenta del profesional
Nombre completo, correo electrónico y contraseña (almacenada únicamente como hash criptográfico, nunca en texto plano).
3.2 Datos del contenido clínico
Las transcripciones de audio de las consultas, el análisis clínico sugerido y los documentos generados (historia clínica o nota de evolución) que el profesional decida guardar en la Aplicación. Estos contenidos pueden incluir datos personales y datos sensibles de los pacientes (salud, entre otros) que el profesional registre durante su consulta.
3.3 Datos de facturación
El estado del plan (usos gratuitos, suscripción activa) y las referencias de pago generadas. Los datos de los instrumentos de pago (tarjetas, cuentas) son manejados directamente por el procesador de pagos Wompi y nunca llegan a nuestros servidores.
4. Finalidad del tratamiento
- Permitir la creación y administración de la cuenta del profesional usuario.
- Transcribir el audio de las consultas y generar borradores de documentos clínicos para revisión y validación por parte del profesional.
- Almacenar y mostrar el historial de documentos guardados por el profesional.
- Administrar el plan gratuito de prueba, la suscripción de pago y la facturación correspondiente.
- Cumplir con los deberes legales aplicables y ejercer la defensa en procesos judiciales cuando a ello haya lugar.
5. Datos sensibles y autorización
Los datos relacionados con la salud de los pacientes son datos sensibles en los términos del artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, y su tratamiento está prohibido salvo que exista autorización previa, expresa e inequívoca del titular o de las personas habilitadas legalmente para otorgarla.
Al crear una cuenta y utilizar la Aplicación, el profesional usuario declara que cuenta con la autorización necesaria de sus pacientes para el registro y tratamiento de sus datos con las finalidades descritas en esta política, y es el único responsable de obtener dicha autorización en los términos de la ley.
La autorización puede ser revocada en cualquier momento mediante la eliminación de los registros o de la cuenta desde la propia Aplicación, o escribiendo al correo de contacto. La revocatoria es oponible desde su recepción y no tiene efectos retroactivos.
6. Transferencia internacional de datos
Para prestar el servicio, los siguientes datos salen de Colombia:
- Google (Gemini API), Estados Unidos: el audio de la consulta se envía para transcripción y el texto resultante para análisis y estructuración. Esta transferencia requiere y obtiene autorización expresa e inequívoca mediante la aceptación de esta política.
- Wompi (procesador de pagos): los datos necesarios para ejecutar el pago de la suscripción, bajo sus propias políticas de privacidad.
El responsable verificó que dichos encargados o destinatarios cumplan niveles de protección adecuados.
7. Medidas de seguridad
- Contraseñas protegidas con cifrado unidireccional (bcrypt).
- Sesiones mediante tokens firmados (JWT) y rutas protegidas en el servidor.
- Comunicación cifrada mediante HTTPS/TLS en producción.
- Acceso a datos clínicos aislado por usuario: ningún profesional puede acceder a registros de otro.
- La Aplicación corre en contenedores con usuario sin privilegios administrativos.
8. Retención y eliminación de datos
- El audio nunca se retiene (ver numeral 3.3).
- Los documentos clínicos guardados se eliminan automáticamente tras un período configurable de inactividad (por defecto, 90 días sin modificaciones).
- El profesional puede eliminar registros individuales en cualquier momento desde la Aplicación, o eliminar su cuenta, lo que borra de forma permanente e irreversible su usuario, su historial completo de consultas y los datos asociados.
- Los datos pueden conservarse adicionalmente cuando exista un deber legal de conservación de la historia clínica en los términos de la Resolución 1995 de 1999 y normas concordantes, caso en el cual se tratarán únicamente para dicha finalidad.
9. Derechos del titular
Conforme a los artículos 8° y 21 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar la prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados del uso que se les da a sus datos.
- Solicitar el acceso, la supresión y/o la revocación de la autorización.
- Acceder gratuitamente a sus datos y a su tratamiento.
Canal de atención: correo electrónico a innovador@agentesia59.cloud. Las consultas se responderán en un máximo de 10 días hábiles (prorrogables 5) y las reclamaciones en un máximo de 15 días hábiles (prorrogables 8), conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando el titular sea un paciente, la solicitud podrá canalizarse a través del profesional usuario que registró la información.
10. Menores de edad
La Aplicación está dirigida exclusivamente a profesionales de la salud mayores de edad. No se realiza tratamiento de datos de menores con fines distintos al registro clínico realizado por el profesional tratante.
11. Modificaciones a esta política
Esta política puede modificarse en cualquier momento. Los cambios sustanciales se informarán a los usuarios dentro de la Aplicación o por correo electrónico antes de su entrada en vigencia. El uso continuado posterior a la notificación implica la aceptación de la versión actualizada.
12. Autoridad de protección de datos
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad nacional para la protección de datos personales; ante ella pueden presentarse quejas y peticiones.